Persondatapolitik

• Vi bruger vores sunde fornuft. når vi har med persondata at gøre.
• Vi gør os umage med at passe på personoplysninger, indsamler dem til specifikke formål og sletter dem, så snart formålet er opfyldt.
• Vi fortæller, hvad vi bruger medlemmers, frivilliges og pårørendes personoplysninger til. og lader dem råde over deres egne oplysninger.

Når vi omgås hinanden tænker vi over hvordan vi håndterer personoplysninger:

I hytten

1. Vi lader ikke fortrolige papirer ligge fremme
2. Vi rydder løbende op i den persondata vi har liggende – og papirer vi ikke behøver mere, makulerer vi eller brænder over bålet.

Filer og mails

1. Vi sletter filer og mails med persondata, når de er færdigbehandlede
2. Vi deler kun persondata med relevante ledere/personer
3. Vi overvejer, hvilken info der er offentligt tilgængeligt fx på gruppens hjemmeside

Hvilke er persondata indsamler vi

Storstrøm Spejderne indsamler persondata med oplysninger, der kan føre til identifikation af en fysisk person, så som: Medlem, forældre, ledere, bestyrelsesmedlemmer, frivillige hjælpere mv.

Dataoplysninger kan være:

Navn, Adresse. Cpr-nr., Telefonnumre, Mailadresse, Alder, Skole, Bankkonto, Medlemsnummer, Helbredsoplysninger, Billeder, osv.

Vi er særligt opmærksomme på disse oplysninger

Vi er være særligt opmærksomme på helbredsoplysninger og cpr.-numre. Vi opfordrer aldrig medlemmer til at dele deres cpr.-nummer på mail. ligesom fx medlemmernes helbredsoplysninger kun er tilgængelige for relevante ledere.

Hvornår må Storstrøm Spejderne behandle persondata?

Storstrøm Spejderne skal have et konkret og klart formål for at indsamle og opbevare oplysninger om medlemmer, frivillige og pårørende. Formålet skal gå på need-to-have-information, og alt der er nice-to-have bestræber vi os at skære fra. Når formålet ikke længere er gældende, skal data slettes. Derudover skal det være lovligt at behandle oplysningerne.

Behandling omfatter enhver håndtering af persondata. bl.a. at oprette, redigere, slette, have læseadgang til, videresende m.m. 

Almindelige persondata behandles som del af en aftale (fx medlemskab, tilmelding til tur/arrangement) eller samtykke fra personen (fx modtagelse af nyhedsbreve).

Følsomme data (ex. helbredsoplysninger) må i de fleste tilfælde kun behandles, hvis personen har givet samtykke til, at netop disse data behandles til det specifikke formål. 

Hvordan opbevarer Storstrøm Spejderne persondata?

Persondata opbevares altid sikkert. så uvedkommende ikke har adgang til dem. Vi sørger derfor for ikke at have personoplysninger liggende fremme i hytten. Personoplysninger. der vurderes at være ekstra følsomme forsøges begrænset til Medlemsservice og opbevares alternativt i aflåst skuffe eller skab.

Fremtidig procedure for Storstrøm Spejderne:

• Alle fysiske stamkort samles ét sted i sikker tilstand, og vil fremadrettet bliver gemt elektronisk i DDS’s Medlemsservice, det betyder også at ledernesstamkort helt bortfalder i papirform.
• Alle gamle data fra tidligere medlemmer slettes. 
• Ledere vil have relevant medlemsinfo og helbredsoplysninger med sig på ture og lejre. 
• Vi benytter Facebook og egen Hjemmeside hvor vi løbende uploader billeder og video af vores spejderaktiviteter. Medlemmer har ved indmeldelse givet “fototilladelse”.
• Det kun er Bestyrelsens og Ledernes navne og kontaktinfo der findes på Facebook og egen Hjemmeside
• Storstrøm Spejdernes persondatapolitik ajourføres løbende, og den nyeste udgave vil til hver en tid kunne læses på vores hjemmeside: http://storstromspejderne.dk/persondata

Opdateret senest 23. maj 2018